Fármacos sin control y registros: Más de 500 millones en medicamentos vencidos en Cenabast

Una investigación de Contraloría General de la República a la Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud (Cenabast) reveló que la entidad mantiene miles de medicamentos expirados por un total que supera los $500 millones. El organismo deberá ahora destruir los fármacos.

La auditoría detectó también una serie de problemas en el sistema SAP -plataforma de gestión de datos de Cenabast-, los que incluyen miles de fármacos sin una fecha de vencimiento registrada.

El Informe N°823/2021 de 15 de julio de 2022 del órgano contralor buscó “efectuar una auditoría a los sistemas informáticos SAP y Web de Captura de Demanda y Distribución utilizados para la gestión de compras, administración y distribución de medicamentos e insumos” de Cenabast. Todo esto en el periodo entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2020. De igual forma, se revisó la base de datos del inventario de fármacos e insumos médicos de la repartición.

La auditoría arrojó que al 31 de mayo del año pasado estaban registrados en el sistema más de 7 mil insumos con su fecha de expiración caducada. “En algunos casos, datan de marzo de 2017 y en el que figura un monto de adquisición total de $506.570.670”, detalla el informe.

Contraloría enfatizó en que el sistema para procesar los datos que utiliza Cenabast «permite priorizar la distribución de productos, por vencimiento o por los criterios que la institución estime pertinente», además de generar reportes e información estratégica sobre los stock almacenados. Sin embargo, para el órgano fiscalizador «se aprecia que los reportes de vencimientos de los productos que se obtienen del sistema no son analizados por Cenabast, de manera tal que le permita tomar medidas de manera oportuna».

Los fármacos ahora «deben ser eliminados en atención a la normativa sanitaria que rige sobre la materia«. Para la Contraloría la millonaria pérdida de recursos evidencia una «falta de coordinación en las compras de productos (…), lo cual constituye una deficiencia en el sistema de administración de inventario de los medicamentos una vez adquiridos (…)».

El caso se suma a otro informe de 2020, cuando la Contraloría detectó que entre 2017 y 2018 Cenabast eliminó medicamentos por un total superior a los $3.300 millones.

VIH, tuberculosis, cáncer y vacunas: Los fármacos vencidos

Entre los medicamentos que aparecían vencidos en el sistema se encuentran vacunas para la influenza y vacunas antipolio, además de fármacos asociados al tratamiento del cáncer, la tuberculosis y el VIH.

El medicamento que implicó una mayor pérdida de dinero fue el Etambutol, un antibiótico utilizado para tratar la tuberculosis, con $167 millones en 757 unidades vencidas. Le sigue la vacuna contra la poliomielitis con $115 millones en 51 unidades expiradas.

Llama la atención también que en la lista figuran los fármacos Abacavir/Lamivudina y Tenofovir Emtricitabina, ambos utilizados en el tratamiento para personas con VIH. Cabe recordar que durante el 2020 pacientes denunciaron la falta de stock de medicamentos para el VIH y su dificultad para acceder a ellos en el contexto de pandemia.

En específico sobre la situación del Abacavir/lamivudina, Cenabast explicó a Contraloría que el medicamento corresponde al Programa Ministerial VIH/SIDA. Se detalló que «durante el año 2020 la distribución promedio mensual fue de 7.025 cajas y el consumo promedio mensual informado por los establecimientos de 6.042, siendo la cifra de distribución muy cercana al estimado».

El panorama para finales del mismo año y la primera mitad de 2021 fue distinto. «El comportamiento de programación y consumo de los centros de salud presentó una baja en la cantidad de unidades distribuidas pasando a un promedio mensual de 3.645 , cajas y un consumo promedio informado de 5.174«, reconocieron.

Cenabast afirmó que “han tenido que redoblar los esfuerzos para una mayor coordinación y supervisión de abastecimiento del citado programa, reforzando la comunicación con los proveedores, lo que finalmente ha afectado las estimaciones y proyecciones desarrolladas y, por ende, la disponibilidad de stock”.

El órgano contralor ordenó que en un plazo de 60 días «la institución deberá habilitar alarmas en el sistema SAP que le permitan gestionar de mejor manera la distribución de los productos y con ello minimizar la cantidad de los insumos vencidos en stock, informando documentadamente el estado de avance de tal acción».

Contraloría ordenó a Cenabast iniciar un proceso disciplinario para determinar las eventuales responsabilidades administrativas sobre los hechos, además de informar sobre este proceso a la Unidad de Seguimiento de Fiscalía de la entidad de control.

Fármacos sin fecha de vencimiento

Dentro de la investigación, Contraloría advirtió que el problema de los medicamentos vencidos podría volver a ocurrir, debido a deficiencias en el proceso de registro de los mismos. «Se constató que en el registro de fármacos existen algunos casos para los que no existe fecha de vencimiento asociada, encontrándose tal campo sin información» en el sistema SAP, dice el informe.

En total se tratan de 28.762 unidades de medicamentos valorizadas en más de $1.180 millones. La mayor cantidad de los fármacos donde el sistema no registra la fecha de vencimiento son dosis de vacunas contra la influenza.

“Cenabast no ha tomado acciones para que el aplicativo incorpore controles para el ingreso de información obligatoria, con el consiguiente riesgo de no detectar los fármacos que están próximos a su vencimiento, con la concerniente pérdida de recursos que ello significa”, sostiene el informe.

Para el ente contralor, la situación “transgrede los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, y el debido cumplimiento de la función pública”.

En respuesta, Cenabast argumenta que “desde el año 2020, cuenta con un proceso automático para el bloqueo en el sistema SAP de los productos con fecha de vencimiento de 1 mes en el caso de Programas Ministeriales, y de 6 meses para el caso de la Intermediación, el cual envía informes por correo del bloqueo de los materiales que se encuentran en esa condición”.

La repartición argumentó que “el sistema SAP incorpora los controles para el ingreso de información obligatoria relacionada con la fecha de vencimiento, y que la observación pudo obedecer a la falta de comprobación presencial para tomar conocimiento del sistema”.

Pero el ente contralor respondió con ejemplos de al menos tres lotes de fármacos “respecto de los cuales no estaban ingresadas las fechas de vencimiento”.

Para este caso, Contraloría también ordenó la realización de un proceso disciplinario para determinar responsabilidades.

Sin respaldo de recepciones

Otro de las irregularidades que detectó Contraloría fue la falta de respaldo de la recepción de los productos en el mismo sistema SAP. El informe detalla que en el sistema no se encuentra habilitada una opción que contemple el registro de la recepción conforme” de los medicamentos.

“La persona del centro de salud que recibe la mercadería es quien debe cotejar el detalle de los productos y lotes de fabricación, firmando la recepción conforme, no obstante, ello no es registrado en el aplicativo”, argumenta Contraloría.

Para el órgano fiscalizador, la gravedad consistiría en que “conlleva el riesgo de que, al no quedar almacenada dicha información en el sistema, no se pueda determinar quien la recibió, ni acceder al respaldo de la recepción firmada conforme de todos y cada uno de los productos despachados, con sus respectivos lotes de fabricación y vencimiento de los mismos”.

Cenabast deberá corregir también esta situación en un plazo de 60 días.